HubSpot CRM Setup & Implementierung

Für wen ist dieses Service geeignet?

Dieses Service richtet sich an Unternehmen, die HubSpot neu einführen und dabei von Anfang an auf eine strukturierte, prozessorientierte Implementierung setzen möchten. Die Umsetzung deckt den gesamten Projektzyklus ab – von der Konzeption bis zum Go-live.

Was sind die Ergebnisse?

Am Ende des Projekts verfügen Sie über ein vollständig eingerichtetes HubSpot CRM, das auf Ihre tatsächlichen Prozesse abgestimmt ist – inklusive Dokumentation, Trainings für Ihr Team und einer strukturierten Übergabe. Je nach Projektumfang umfasst das Setup Ihre Prozesse für Marketing, Sales und/oder Service.

Beschreibung & Ablauf

Jedes Implementierungsprojekt wird von einem HubSpot Consultant als Hauptansprechperson für Projektmanagement und strategische Beratung geleitet. Die operative Umsetzung, das technische Setup und die Trainings übernimmt unser Umsetzungsteam in Abstimmung mit Ihrem Consultant.

Das sind die Meilensteine im Projekt:

Kick-off Meeting
CRM-Konzeption
CRM-Implementierung
Datenmigration (optional)
Onboarding & Training
Abnahme & Go-live
CRM-Optimierung & Fine-Tuning

1. Kick-off Meeting

Das Projekt startet mit einem strukturierten Kick-off Meeting. In einer gemeinsamen Session klären wir die Projektziele, stellen das Projektteam vor, definieren die Kommunikationswege und erarbeiten eine erste Roadmap. Am Ende des Meetings sind die gemeinsamen Ziele definiert, die grobe Timeline abgestimmt und die nächsten Schritte inkl. Workshop-Termine festgelegt.

2. CRM-Konzeption

Bevor wir mit dem Setup beginnen, analysieren wir gemeinsam Ihre Prozesse und entwickeln das passende CRM-Konzept. Die Konzeption erfolgt getrennt nach Teams und bildet die fachliche Grundlage für die gesamte Implementierung.

CRM-Prozesse: In Workshops erheben wir Ihren Ist- und Soll-Zustand für Marketing, Sales und/oder Service. Daraus entstehen Prozessvisualisierungen, ein CRM-Handbuch und eine strukturierte Übersicht aller benötigten Felder und Elemente.

Technische Anbindungen (optional): Wenn externe Systeme – z.B. ein ERP oder ein Online-Shop – angebunden werden sollen, konzipieren wir die Schnittstellen separat. Das umfasst die Analyse der bestehenden Systemlandschaft, die Visualisierung von Datenflüssen und die Auswahl der geeigneten Integrationsoption (Standardintegration, No-Code-Plattform oder Custom-Entwicklung).

CRM-Grundkonfiguration: Parallel zur Konzeption oder direkt im Anschluss werden alle übergreifenden HubSpot-Einstellungen definiert: Datenmodell, Berechtigungen, Teamstruktur, DSGVO-Einstellungen etc.

Was Sie von uns erhalten: Dokumentation mit allen definierten Prozessen und Workflows, CRM-Handbuch mit inhaltlichen Definitionen sowie eine Übersicht aller Custom Properties. Optional: Tech Stack Map und Schnittstellenkonzept.

3. CRM-Implementierung

Auf Basis der freigegebenen Konzepte übernehmen wir das vollständige Setup in HubSpot.

Basis Setup: Einrichtung aller HubSpot-Grundeinstellungen je Hub – Datenmodell, Properties, Berechtigungen, Teamstruktur, Integrationen und DSGVO-Konfiguration.

Prozess-Setup: Umsetzung aller konzipierten Prozesse auf Basis der Dokumentation. Je nach Projektumfang umfasst das Workflows, Pipelines, Lead Routing, Automations, Helpdesk-Konfiguration und mehr.

Schnittstellen-Setup (optional): Sofern im Konzept definiert, richten wir die Anbindungen an externe Systeme ein – ob Standardintegration, No-Code-Lösung oder Custom-Schnittstelle. Bei komplexeren Anbindungen kann die technische Umsetzung als separates Projekt aufgesetzt werden.

Reports & Dashboards: Einrichtung der definierten Reports und Dashboards je Team.

Interne Qualitätsprüfung: Vor der Übergabe an Sie findet ein internes Abnahme-Meeting zwischen Consultant und Umsetzungsteam statt. Alle Anforderungen aus der Konzeption werden geprüft und offene Punkte bereinigt.

Handoff & Testing mit Ihnen: Nach der internen Abnahme präsentieren wir Ihnen die aufgesetzten Prozesse in eigenen Übergabe-Meetings je Team. Sie erhalten eine definierte Testphase, in der Sie Feedback direkt in der Konzeptdokumentation hinterlassen können. Offene Punkte werden priorisiert und bereinigt.

4. Datenmigration (optional)

Wenn Sie bereits Kundendaten in einem bestehenden System – z.B. einem anderen CRM, einer Excel-Liste oder einer Drittplattform – verwalten, übernehmen wir die Migration dieser Daten nach HubSpot. Die Datenmigration startet in der Regel parallel zur Implementierung und zieht sich bis zum Go-live.

Je nach Ausgangssituation bieten wir CSV-basierte Importe oder eine Migration via Syncmatters oder anderen zu Ihren Anforderungen passenden Lösungen an. Details dazu finden Sie in den separaten Service-Beschreibungen zu Data Migration CSV und Data Migration Syncmatters.

5. Onboarding & Training

Schulungen finden gestaffelt statt: Admin- und Key User Trainings erfolgen vor der Testphase, damit Ihr Team in der Lage ist, das System eigenständig zu testen und fundiertes Feedback zu geben. Das End User Training findet idealerweise kurz vor Go-live statt, damit das Wissen frisch ist.

Wir unterscheiden drei Trainingstypen:

Admin Training: Konfiguration, Verwaltung, Berechtigungen, Datenmodell
Key User Training: Prozesse, Reporting und tägliche Nutzung je Hub
End User Training: Hier setzen wir häufig auf das Train-the-Trainer-Prinzip: Ihre Key User übernehmen die interne Einschulung der Enduser - wir unterstützen Ihre Key User natürlich dabei.

6. Abnahme & Go-live

Gemeinsam nehmen wir das fertige CRM ab und geben grünes Licht für den Go-live. Die Abnahme erfolgt anhand Ihrer definierten Prozesse und Use Cases - für Admin, Marketing, Sales und Service - und stellt sicher, dass alles reibungslos läuft, bevor Ihr Team live geht.

Zu den Go-live Aufgaben zählen darüber hinaus die finale Datenmigration, die Aktivierung aller Prozesse und Automations sowie das oben beschriebene End User Training je Team.

7. CRM-Optimierung & Fine-Tuning

Die ersten Wochen nach Go-live zeigen, was im Alltag wirklich funktioniert – und wo noch nachjustiert werden muss. In einer strukturierten Betreuungsphase stehen wir Ihnen mit regelmäßigen Abstimmungen, der Umsetzung offener Punkte und gezielten Nachschulungen zur Seite.

Was sind die nächsten Schritte?

Nach erfolgreichem Go-live geht das Projekt in die laufende Betreuung über. Im Rahmen unseres Managed Service oder Coaching-Pakets übernehmen wir die kontinuierliche Optimierung Ihres HubSpot-Setups – von der Weiterentwicklung bestehender Prozesse bis hin zu neuen Anforderungen aus Marketing, Sales und Service.

Zusätzliche Informationen

Meetings: Alle Meetings finden via MS Teams oder Zoom statt. Auf Wunsch sind auch Vor-Ort-Termine möglich; in diesem Fall fallen Reisezeiten an.
Laufzeit: Die Implementierung wird üblicherweise innerhalb von sechs bis zwölf Monaten abgeschlossen, je nach Projektumfang und Ihrer internen Verfügbarkeit.