CRM Data Migration via Fileimport (CSV/XLS)

Für wen ist dieses Service geeignet?

Dieses Service richtet sich an Unternehmen, die gerade mit HubSpot starten und ihre Daten aus einem bestehenden CRM- oder Newsletter-Tool nach HubSpot migrieren möchten. Je nach Umfang und Komplexität Ihrer Datenstruktur bieten wir zwei Varianten:

• Basic Migration: geeignet, wenn Sie eine einfache Datenstruktur haben und Ihre Daten schnell und unkompliziert in HubSpot importieren möchten – etwa, wenn Sie mit HubSpot Marketing Automation starten und Kontakte aus Ihrer bisherigen Newsletter-Lösung übernehmen, oder wenn Sie mit CRM bzw. Sales Hub starten und aktuell über kein bestehendes CRM-System verfügen.

• Advanced Migration: geeignet, wenn Sie von einem bestehenden CRM-System auf HubSpot wechseln und dadurch bereits eine entsprechende Datenstruktur aufgebaut haben, oder wenn Sie im Zuge der Migration zusätzlich Daten strukturieren oder transformieren möchten.

Beschreibung & Ablauf

Im Folgenden finden Sie den Ablauf und die geplante maximale Dauer der einzelnen Meetings tabellarisch angegeben. Die Inhalte jedes einzelnen Meetings finden Sie im Anschluss an die Tabelle.

Was beinhalten die einzelnen Migrations-Meetings im Detail?

Kick-off Meeting

Im Kick-off Meeting besprechen wir den Ablauf der Migration und legen fest, wie Sie Ihre Daten bei uns anliefern. Wir definieren die Timeline, benennen das Quell-Tool und vereinbaren den Termin für Ihr Data Model Meeting. 

Im Optimalfall übermitteln Sie uns bereits im Anschluss an dieses Meeting erste Sample-Importdaten. So können wir das Mapping bereits vorbereiten, bevor das Data Model Meeting stattfindet.

Nach dem Kick-off Meeting ist geklärt:

• der Ablauf der Migration
• die Timeline
• das Quell-Tool
• die Anlieferung der Importdaten
• die Voraussetzungen & Limits der CSV-Migration
• der Termin für das Data Model Meeting

Data Modell Meeting

Im Data Model Meeting besprechen wir das Datenmodell für Ihre Migration:

• Welche Objekte werden migriert?

• Welche Zuordnung/Verknüpfungen zwischen Objekten gibt es?

• Welche Eigenschaften/Datenfelder werden pro Objekt migriert?

• Was wird Ihre primäre Sprache sein?

• Welche Benutzer sollen nach HubSpot migriert werden?

   

Spätestens im Anschluss an dieses Meeting benötigen wir Ihre Sample-Files der Quelldaten, um mit dem Datamapping-Prozess fortzufahren.

Nach dem Data Model Meeting ist geklärt:

• Objekte und Associations sind definiert – je nach Paket sind folgende Objekte inkludiert:
  • Basic Migration: Kontakte, Unternehmen, Deals, Tickets
  • Advanced Migration: alles aus Basic plus benutzerdefinierte Objekte sowie Aktivitäten (Anrufe, E-Mails, Meetings, Notizen & Aufgaben)

• die HubSpot User sind definiert
• die Anlieferung der (Sample-)Migrationsfiles (CSV/UTF-8) ist definiert
• der Inhalt des Datamapping-Prozesses ist kommuniziert

Je nach Datenqualität sind möglicherweise noch Vorarbeiten (z. B. Datenbereinigung) nötig, um die Migration durchführen zu können.

Field Mapping Meeting

Auf Basis Ihrer Sample-Daten erstellen wir ein Vorschlagsmapping, das wir im Meeting mit Ihnen besprechen. Dabei weisen wir auch auf mögliche Formatierungsthemen hin.

Das heißt, pro Datenfeld aus Ihrem Datenfile wird ein natives Datenfeld aus HubSpot zugeordnet. Datenfelder, die nicht migriert werden, werden in diesem Schritt nicht berücksichtigt. Beachten Sie folgendes:

• Basic Migration: ohne Datentransformation – passt ein Feld nicht ins native HubSpot-Format, migrieren wir es unverändert in ein benutzerdefiniertes Feld.
• Advanced Migration: inkl. Datentransformation – z. B. die Umwandlung eines Freitextfelds in ein Dropdown-Feld.

Zusätzlich besprechen wir die Migration folgender Informationen: die rechtliche Grundlage für die Speicherung und Verarbeitung von Daten, bestehender Opt-in- oder Opt-out-Status bei Kontakten sowie der Marketingkontaktstatus (Marketing Hub only).

Wenn Sie sich für das Advanced Paket entschieden haben, klären wir zusätzlich, ob Association Labels oder Child-Parent Associations (Unternehmen) im Zuge der Migration berücksichtigt werden sollen.

Nach den Field Mapping Meetings ist geklärt:

• das Datenmapping steht final fest
• die Migration von Marketingkontaktstatus, DSGVO- und Opt-in-Informationen ist definiert (Marketing Hub only)
• die Feldtypen sind geklärt
• die Eigenschaftsgruppen sind definiert

Testimport & Abstimmung

Wir importieren die angelieferten Daten, senden Ihnen eine Testanleitung und vereinbaren im Anschluss ein Feedback-Meeting, um gemeinsam den Testimport und die Ergebnisse zu prüfen.

So können Sie Ihre Daten direkt im HubSpot CRM sichten – genau in der Form, in der Sie später damit arbeiten. Sollten trotz aller Bemühungen im Vorfeld dennoch falsche Informationen oder Zuweisungen vorhanden sein, fallen diese hier auf. Sobald Sie uns Ihre Freigabe erteilen, steht der finalen Migration nichts mehr im Wege.

Finale Data Migration & Abschlussmeeting

Auf Basis unseres abgestimmten Zeitplans setzen wir die finale Migration um. Sie senden uns dazu eine aktuelle Liste Ihrer Daten nach Vorlage der Sample-Daten aus der Testmigration.

Nach der Migration haben Sie einige Tage Zeit, Ihre Daten durchzusehen. Im Abschlussmeeting klären wir letzte Nachbearbeitungen. Gibt es keine Nacharbeiten, können Sie ab diesem Zeitpunkt Ihren HubSpot Account operativ nutzen – die Migration ist damit abgeschlossen.

Alternative: Individuelle Migration via API

Manchmal gibt es Gründe, aus denen die Migration via Fileimport nicht möglich oder sinnvoll ist. Meistens ist das der Fall, wenn Daten migriert werden sollen, die sich nicht mittels XLS migrieren lassen (z. B. E-Mail-Dateianhänge, Bilder, PDFs).

In einem solchen Fall ist es möglich, dass wir die Datenmigration mittels API durchführen. Hierfür gibt es zwei Optionen:

• Nutzung des CRM-Migrationstools Trujay: Trujay unterstützt viele gängige CRM-Systeme. Sofern Ihr System ebenfalls unterstützt wird, können wir eine Migration über Trujay durchführen. Bitte beachten Sie, dass hierfür zusätzliche Kosten durch den Toolhersteller anfallen.
• Custom Datenmigration mittels API: Sollte Ihr CRM-System nicht von Trujay unterstützt werden, können wir eine Datenmigration direkt über die API anstoßen. Dazu muss sichergestellt sein, dass Ihr System über eine gut dokumentierte REST-API verfügt und wir Zugriff auf diese sowie das CRM erhalten. Bitte beachten Sie, dass diese Migration Mehrkosten verursacht.

Zusätzliche Informationen

Das Paket für die CRM-Data Migration unterliegt folgenden Einschränkungen:

• Meetings: Die Migration ist auf die oben angeführte Anzahl an Meetings beschränkt. Diese finden via MS Teams statt.
• Laufzeit: Die Migration hat üblicherweise eine Durchlaufzeit von 2 bis 3 Monaten. Erfahrungsgemäß können im Zuge des Data Model Meetings Fragen auftauchen, die Sie intern klären müssen, bevor eine weitere Umsetzung angegangen werden kann. Dadurch kann das Vorhaben bis zu drei Monate benötigen. Bitte beachten Sie, dass nicht konsumierte Leistungen aus diesem Paket nach maximal 12 Monaten ab Beauftragung verfallen.