CRM Data Migration via Fileimport (CSV/XLS)

So unterstützen wir Sie bei der Migration Ihrer CRM-Daten ins HubSpot CRM.

Für wen ist dieses Service geeignet?

Dieses Service richtet sich an Unternehmen, die gerade mit HubSpot starten und Ihre Daten aus einem bestehenden CRM oder Newsletter Tool nach HubSpot migrieren möchten. Je nach Umfang und Komplexität Ihrer Datenstruktur bieten wir Ihnen zwei Varianten der File Migration:

Basic Migration

Diese Variante richtet sich an Unternehmen, die eine einfache Datenstruktur haben und Ihre Daten schnell und unkompliziert in HubSpot importieren möchten. 

Das trifft in der Regel dann auf Sie zu, wenn Sie z. B. mit HubSpot Marketing Automation starten und die Kontakte aus Ihrer vorhergehenden Newsletter Lösung nach HubSpot migrieren möchten. Oder wenn Sie mit dem HubSpot CRM oder Sales Hub starten, aber aktuell noch über kein bestehendes CRM System verfügen. 

Advanced Migration

Die Advanced Migration richtet sich vorwiegend an Unternehmen, die von einem bestehendem CRM System auf das HubSpot CRM wechseln und dadurch bereits eine entsprechende Datenstruktur aufgebaut haben. Wenn Sie zusätzlich im Zuge Ihrer Migration auch Daten strukturieren oder transformieren möchten, dann ist die Advanced Migration die richtige Wahl für Sie.

Beschreibung & Ablauf

Wir freuen uns, dass Sie sich für unsere Migration Services interessieren. Folgende Tabelle gibt Ihnen einen Überblick über unsere Pakete. 

Unter der Tabelle finden Sie eine detailliertere Beschreibung der einzelnen Migrations-Meetings. Bei Fragen können Sie natürlich gerne jederzeit auf uns zukommen.

Was beinhalten die einzelnen Migrations-Meetings im Detail?

Erfahren Sie, was Sie in den einzelnen Meetings konkret erwartet:

Kick-off Meeting

Im Kick-off Meeting besprechen wir den Ablauf der Migration und legen fest, wie Sie Ihre Daten bei uns anliefern. Wir definieren den zeitlichen Ablauf, der üblicherweise einen wöchentlichen Meetingzyklus inkludiert. Planen Sie bitte mindestens eine Stunde pro Meeting ein.

Nach dem Kick-off Meeting übermitteln Sie uns Ihre Daten in der vereinbarten Datenstruktur. 

Anforderungen an die Importfiles

Sie können Ihre Daten gerne als CSV oder XLS an uns übermitteln. Bitte beachten Sie abhängig vom Dateiformat folgende Anforderungen:

Anforderungen an ein CSV File:

• UTF-8 Codierung
• Trennzeichen (Beistrich, Semikolon usw.) dürfen nicht Teil der Daten sein

Anforderungen an ein XLS File:

• UTF-8 Codierung
• Bitte unformatierte Daten anliefern – keine unterschiedlichen Tabs, ausgeblendete Spalten, Formeln oder sonstige Formatierungen

Anforderungen an Ihren HubSpot Account

Wichtig ist, dass Ihr HubSpot Account, in den die Daten migriert werden sollen, noch keine bestehenden Datensätze enthält. Darüber hinaus sollten ebenfalls bereits alle nötigen Lizenzen zur Verfügung stehen, um die Daten migrieren zu können.

Data Audit Meeting

Im Audit Meeting sichten wir gemeinsam Ihre angelieferten Migrationsfiles. Wir besprechen, welche Eigenschaften (Datenfelder) in das HubSpot CRM übernommen werden sollen und in welchem Zustand sich die Datenbasis befindet. Je nach Datenqualität sind möglicherweise noch Vorarbeiten (z. B. Datenbereinigung) nötig, um die Migration durchführen zu können.

Folgende Datenarten sind Inhalt dieses Meetings:

• User: Wir sichten die Userdaten und besprechen, welche User übernommen werden. User werden mit minimaler Berechtigung angelegt und können von Ihnen dann im Nachgang angepasst werden.
• Objekte: Wir legen fest, welche Objekte übernommen werden sollen und definieren das Objektmapping. Dieser Schritt ist nötig, da Ihr bestehendes CRM System möglicherweise eine andere Objektstruktur aufweist als HubSpot. Je nach dem gewählten Migrationspaket sind folgende Objekte in der Migration inkludiert: 
  • Basic Migration:
    • Kontakte
    • Unternehmen
    • Deals
    • Tickets
  • Advanced Migration:
    • Alles aus Basic plus
    • Benutzerdefinierte Objekte
    • Aktivitäten: Anrufe, E-Mails, Meetings, Notizen & Aufgaben

Standard Field Mapping Meeting

In diesem Meeting legen wir das Mapping Ihrer Eigenschaften (Datenfelder) fest. Das heißt, pro Datenfeld aus Ihrem Datenfile wird ein natives Datenfeld aus HubSpot zugeordnet. Datenfelder, die nicht migrieren werden, werden in diesem Schritt nicht berücksichtigt. 

Der inkludierte Leistungsumfang des Standard Field Mappings unterscheidet sich je nach Ihrem gewählten Migrationspaket:

Basic Migration

Im Basic Paket werden allen Datenfelder aus Ihrem Quellsystem nativen HubSpot Datenfelder zugeordnet, sofern der Wertebereich, das Datenformat und der Feldtyp dies erlaubt. Wenn dies nicht möglich ist, werden die Daten in ein benutzerdefiniertes Feld migriert. 

Beispiel: Sie möchten ein Datumsfeld migrieren, das Sie aber nicht in einem Format zur Verfügung haben, welches nach HubSpot migriert werden kann. In diesem Fall haben Sie folgende Möglichkeiten:

• Sie passen das Datenfile an und hinterlegen ein Datumsformat, das in HubSpot importiert werden kann.
• Wir überspringen das Datenfeld und migrieren es nicht.
• Wir importieren das Datenfeld in ein „Freitextfeld“, da es hier zu keinen Problemen beim Datenformat kommt.
• Wir passen die Daten kostenpflichtig für Sie an.

Advanced Migration

Im Advanced Paket werden allen relevanten Datenfeldern Ihres Quellsystems native Hubspot Felder zugeordnet. Sofern es Unterschiede in Wertebereich, Datenformat und Feldtyp gibt, werden die Daten entsprechend von uns transformiert.

Custom Field Mapping Meeting

In diesem Meeting mappen wir Ihre benutzerdefinierten Datenfelder und klären mögliche, offene Fragen aus dem vorhergehenden Termin.

Je nach Umfang & Komplexität Ihrer Datenstruktur, wird für diesen Schritt möglicherweise mehr als ein Meeting nötig sein. Ist das der Fall, setzen wir das Mapping im Meeting der darauffolgenden Woche fort. 

Zusätzlich zu den Custom Fields besprechen wir auch die Migration von folgenden Informationen:

• Migration der rechtlichen Grundlage für die Speicherung und Verarbeitung von Daten
• Migration von bestehenden Opt-in oder Opt-Out Status bei Kontakten
• Migration von Marketingkontaktstatus (Marketing Hub Only)

Wenn Sie sich für das Advanced Paket entschieden haben, klären wir in diesem Termin auch noch, ob wir zusätzlich noch Association Labels oder Child-Parent Associations (Unternehmen) im Zuge der Migration berücksichtigen sollten. 

Testimport der übermittelten Daten

Wir importieren einige Testdatensätze und setzen ein Meeting auf, um gemeinsam den Testimport und die Ergebnisse zu prüfen.

Dieser Schritt versteht sich als Sicherheitsmaßnahme, sollten trotz aller Bemühungen im Vorfeld dennoch falsche Informationen oder Zuweisungen vorhanden sein. Sobald Sie uns Ihre Freigabe erteilen, steht der finalen Migration nichts mehr im Wege.

Finale CRM Migration

Wie besprechen die letzten Schritte in einem weiteren Termin.

Sie liefern uns dazu den Letztstand der Daten an und wir importieren diese am darauffolgenden Freitag Nachmittag und führen einige finale Checks durch. Den Export Ihrer Daten aus Ihrem aktuellen System führen Sie bitte im Sinne unserer Anleitungen durch. 

Warum wird die Migration am Freitagnachmittag durchgeführt? Wir können gerne auch an jedem anderen Tag migrieren. Unserer Erfahrung nach bietet sich Freitagnachmittag häufig an, da hier wenige Mitarbeiter:innen aktiv im CRM arbeiten.

Nach dem Import erhalten Sie von uns Feedback zum Importverlauf, sowie das Fehlerfile, sollten Probleme aufgetreten sein. Im Fehlerfall sehen Sie bitte Ihre Daten durch und wir besprechen im nächsten Meeting die weiteren Schritte. Bitte prüfen Sie Ihre Daten ebenfalls, sobald die Migration abgeschlossen ist.

Nachbesprechung CRM Migration

Die Daten wurden vor einigen Tagen importiert und Sie hatten Zeit diese durchzusehen. Sollten noch Fehler aufgetreten sein, werden wir diese in diesem Meeting besprechen und die weitere Vorgehensweise festlegen.

Gibt es keine Nacharbeiten, können Sie ab nun ihren Hubspot Account operativ nutzen und die Migration ist abgeschlossen.

Alternative: Individuelle Migration via API

Manchmal gibt es Gründe, aus denen die Migration via Fileimport nicht möglich oder sinnvoll ist. Meistens ist das der Fall, wenn Daten migriert werden sollen, die sich nicht mittels XLS migrieren lassen (z. B. E-Mail-Dateianhänge, Bilder, PDFs …).

In einem solchen Fall ist es möglich, dass wir die Datenmigration mittels API durchführen. Hierfür gibt es zwei Optionen:

• Nutzung des CRM-Migrationtools Trujay: Das Migrationstool Trujay unterstützt viele gängige CRM-Systeme. Sofern Ihr System ebenfalls unterstützt wird, können wir eine Migration über Trujay durchführen. Bitte beachten Sie, dass hierfür zusätzliche Kosten durch die Toolhersteller:in anfallen. 
• Custom Datenmigration mittels API: Sollte Ihr CRM System nicht von Trujay unterstützt werden, können wir eine Datenmigration direkt über die API anstoßen. Dazu muss sichergestellt sein, dass Ihr System über eine gut dokumentierte Rest-API verfügt und wir Zugriff auf diese und das CRM erhalten. Bitte beachten Sie, dass die diese Migration Mehrkosten verursacht.

Zusätzliche Informationen

Das Paket für die CRM-Data Migration unterliegt folgenden Einschränkungen:

• Meetings: Die Migration ist auf die oben angeführte Anzahl an Meetings beschränkt. Diese finden via MS Teams statt.
• Laufzeit: Die Migration hat üblicherweise eine Durchlaufzeit von 2 bis 3 Monaten. Unserer Erfahrung nach, können im Zuge des Data Audits Fragen auftauchen, die Sie intern klären müssen, bevor eine weitere Umsetzung angegangen werden kann. Dadurch kann das Vorhaben bis zu drei Monaten benötigen. Bitte beachten Sie, dass nicht konsumierte Leistungen aus diesem Paket nach maximal 12 Monaten ab Beauftragung verfallen.