CRM Data Migration via Migration-Tool (MigrateMyCRM — ehemals Trujay)

So unterstützen wir Sie bei der Migration Ihrer CRM-Daten ins HubSpot CRM.

Für wen ist dieses Service geeignet?

Dieses Service richtet sich an Unternehmen, die gerade mit HubSpot starten und Ihre Daten aus einem bestehenden CRM nach HubSpot migrieren möchten.

Wenn Sie von einem bestehendem CRM System auf das HubSpot CRM wechseln und Ihre bestehende Datenstruktur möglichst in gleicher Struktur abbilden möchten, bietet sich die Migration mittels MigrateMyCRM an. 

Wenn Sie im Zuge Ihrer Migration Daten neu strukturieren oder transformieren möchten, dann bieten wir für Sie Customizations als Upgrade an. 

Woraus setzt sich dieses Service zusammen?

Für dieses Service gibt es drei Kostenpunkte. Diese finden Sie in diesem Abschnitt beschrieben.

1. Unsere Migrationsleistung: Wir leiten Sie durch den nachfolgend beschriebenen Prozess und führen die CRM-Migration für Sie und mit Ihnen durch. Diesen Ablauf finden Sie nachfolgend detailliert beschrieben.
2. Externe Toolkosten: Wir nutzen für diese Migration das Tool MigrateMyCRM. Daher fallen für die Migration auch einmalig Kosten an. Diese erhalten wir durch das Tool und benötigen dafür einen User in Ihrem CRM mit den erforderlichen Rechten und Zugriff auf die zu migrierenden Objekte. Wir teilen Ihnen die Kosten im Vorfeld mit.
3. Custom Anpassungen: Sollten Sie Individualisierungen im CRM vorgenommen haben, können wir diese auf Wunsch berücksichtigen. Bitte beachten Sie, dass dadurch sowohl auf unserer Seite als auch bei MigrateMyCRM zusätzliche Kosten anfallen können.

Beschreibung & Ablauf

Wir freuen uns, dass Sie sich für unsere Migration Services interessieren. Folgende Tabelle gibt Ihnen einen Überblick über unsere Pakete. 

Unter der Tabelle finden Sie eine detailliertere Beschreibung der einzelnen Migrations-Meetings. Bei Fragen können Sie natürlich gerne jederzeit auf uns zukommen.

 

Was beinhalten die einzelnen Migrations-Meetings im Detail?

Erfahren Sie, was Sie in den einzelnen Meetings konkret erwartet:

Kick-off Meeting

Im Kick-off Meeting besprechen wir den Ablauf der Migration und gehen die Voraussetzungen durch. Wir definieren den zeitlichen Ablauf, der üblicherweise einen wöchentlichen Meetingzyklus inkludiert. Planen Sie bitte mindestens eine Stunde pro Meeting ein.

Sie bestimmen außerdem einen Ansprechpartner bei Ihnen, welcher für eventuell nötige Admintätigkeiten in Ihrem Altsystem zur Verfügung steht und geben uns Zugang zu Ihrem Altsystem.

Anforderungen an Ihren HubSpot Account

Wichtig ist, dass Ihr HubSpot Account, in den die Daten migriert werden sollen, noch keine bestehenden Datensätze enthält. Darüber hinaus sollten ebenfalls bereits alle nötigen Lizenzen zur Verfügung stehen, um die Daten migrieren zu können. Sollten bereits Daten vorhanden sein, sprechen wir nicht mehr von einer Migration, sondern von einer CRM-Zusammenführung. Dadurch werden die Anforderungen komplexer und es entsteht Mehraufwand. Sollten das bei Ihnen der Fall sein, teilen Sie uns das bitte im Vorfeld mit.

Data Audit Meeting

Im Audit Meeting besprechen wir ihre Daten im Überblick anhand eines zusammenfassenden Reports. Wir besprechen, welche Eigenschaften (Datenfelder) in das HubSpot CRM übernommen werden sollen und in welchem Zustand sich die Datenbasis befindet. Je nach Datenqualität sind möglicherweise noch Vorarbeiten (z. B. Datenbereinigung) nötig, um die Migration durchführen zu können.

Folgende Datenarten sind Inhalt dieses Meetings:

• User: Wir sichten die Userdaten und besprechen, welche User übernommen werden. User werden mit minimaler Berechtigung angelegt und können von Ihnen dann im Nachgang angepasst werden.
• Objekte: Wir legen fest, welche Objekte übernommen werden sollen und definieren das Objektmapping. Dieser Schritt ist nötig, da Ihr bestehendes CRM System möglicherweise eine andere Objektstruktur aufweist als HubSpot.
  Es ist zumeist möglich alle Standard-Objekte (Kontakte, Unternehmen, Deals und Tickets) und Aktivitäten (Anrufe, Meetings, E-Mails, Aufgaben, Notizen) zu migrieren, welche sich in Ihrem Altsystem befinden. Voraussetzung ist, dass auf die Daten über die Schnittstelle des Migrations-Tools zugegriffen werden kann und es in Hubspot eine Entsprechung gibt.
  ACHTUNG: Benutzerdefinierte Objekte, d. h. Objekte, die Sie unter den Standard-Objekten nicht gelistet finden, müssen individuell geprüft werden. Bitte wenden Sie sich diesbezüglich an unseren Vertrieb.
  
  

Standard Field Mapping Meeting

In diesem Meeting legen wir das Mapping Ihrer Eigenschaften (Datenfelder) fest. Das heißt, pro Datenfeld aus Ihrem Datenfile wird ein natives Datenfeld aus HubSpot zugeordnet. Datenfelder, die nicht migrieren werden, werden in diesem Schritt nicht berücksichtigt. 

Allen Datenfelder aus Ihrem Quellsystem werden native HubSpot Datenfelder zugeordnet, sofern der Wertebereich, das Datenformat und der Feldtyp dies erlaubt. Sofern es Unterschiede in Wertebereich, Datenformat und Feldtyp gibt, werden die Daten entsprechend von uns transformiert. Wenn dies nicht möglich ist, werden die Daten in ein benutzerdefiniertes Feld migriert.

Custom Field Mapping Meeting

In diesem Meeting mappen wir Ihre benutzerdefinierten Datenfelder und klären mögliche, offene Fragen aus dem vorhergehenden Termin.

Je nach Umfang & Komplexität Ihrer Datenstruktur, wird für diesen Schritt möglicherweise mehr als ein Meeting nötig sein. Ist das der Fall, setzen wir das Mapping im Meeting der darauffolgenden Woche fort. 

Zusätzlich zu den Custom Fields besprechen wir auch die Migration von folgenden Informationen:

• Migration der rechtlichen Grundlage für die Speicherung und Verarbeitung von Daten
• Migration von bestehenden Opt-in oder Opt-out Status bei Kontakten
• Migration von Marketingkontaktstatus (Marketing Hub Only)

Testimport der übermittelten Daten

Wir importieren einige Testdatensätze und setzen ein Meeting auf, um gemeinsam den Testimport und die Ergebnisse zu prüfen. Nach jeder Änderung/Iteration erhalten Sie von uns ein neues Set an Testdatensätzen mit der Bitte zur Prüfung.

Dieser Schritt versteht sich als Sicherheitsmaßnahme, sollten trotz aller Bemühungen im Vorfeld dennoch falsche Informationen oder Zuweisungen vorhanden sein. Sobald Sie uns Ihre Freigabe erteilen, steht der finalen Migration nichts mehr im Wege.

Finale CRM Migration

Wir besprechen die letzten Schritte in einem weiteren Termin.

Sobald das Mapping den gewünschten Reifegrad erreicht hat und Sie zufrieden mit den Testläufen sind, erteilen Sie die Freigabe zur finalen Migration. Wir starten diese am darauffolgenden Freitagnachmittag und führen einige finale Checks durch. 

Warum wird die Migration am Freitagnachmittag durchgeführt? Wir können gerne auch an jedem anderen Tag migrieren. Unserer Erfahrung nach bietet sich Freitagnachmittag häufig an, da hier wenige Mitarbeiter:innen aktiv im CRM arbeiten.

Nach dem Import erhalten Sie von uns Feedback zum Importverlauf, sowie das Fehlerfile, sollten Probleme aufgetreten sein. Im Fehlerfall sehen Sie bitte Ihre Daten durch und wir besprechen im nächsten Meeting die weiteren Schritte. Bitte prüfen Sie Ihre Daten ebenfalls, sobald die Migration abgeschlossen ist.

Nachbesprechung CRM Migration

Die Daten wurden vor einigen Tagen importiert und Sie hatten Zeit, diese durchzusehen. Sollten noch Fehler aufgetreten sein, werden wir diese in diesem Meeting besprechen und die weitere Vorgehensweise festlegen.

Gibt es keine Nacharbeiten, können Sie ab nun ihren Hubspot Account operativ nutzen und die Migration ist abgeschlossen.

 

Alternative oder Upgrade: Individuelle Migration via API

Manchmal reichen die Standardfeatures von MigrateMyCRM nicht aus, um Ihre Daten zu transportieren.

In einem solchen Fall ist es möglich, dass wir die Datenmigration mittels API durchführen. Hierfür gibt es die Möglichkeit der Custom Datenmigration mittels API. Sollte Ihr CRM System nicht oder nicht vollständig von MigrateMyCRM unterstützt werden, können wir eine Datenmigration direkt über die API anstoßen. Dazu muss sichergestellt sein, dass Ihr System über eine gut dokumentierte Rest-API verfügt und wir Zugriff auf diese und das CRM erhalten. Bitte beachten Sie, dass die diese Migration Mehrkosten verursacht.

Zusätzliche Informationen

Das Paket für die CRM-Data Migration unterliegt folgenden Einschränkungen:

• Meetings: Die Migration ist auf die oben angeführte Anzahl an Meetings beschränkt. Diese finden via MS Teams statt.
• Laufzeit: Die Migration hat üblicherweise eine Durchlaufzeit von 2 bis 3 Monaten. Unserer Erfahrung nach, können im Zuge des Data Audits Fragen auftauchen, die Sie intern klären müssen, bevor eine weitere Umsetzung angegangen werden kann. Dadurch kann das Vorhaben bis zu drei Monaten benötigen. Bitte beachten Sie, dass nicht konsumierte Leistungen aus diesem Paket nach maximal 12 Monaten ab Beauftragung verfallen.