In diesem Artikel finden Sie alle Informationen zum Angebotspunkt "Angebotsautomatisierung". Bitte lesen Sie sich die Inhalte sorgfältig durch.
Wozu Angebotsautomatisierung in HubSpot?
Das in HubSpot enthaltene Modul zur Erstellung von Angeboten, lässt sich leider ausschließlich manuell bedienen. Da wir immer wieder gefragt wurden, ob es denn nicht auch eine Möglichkeit gäbe, die Erstellung von Angeboten automatisch abzubilden, um dem Sales-Team auch hier noch Arbeit zu sparen, haben wir eine einfache App entwickelt, die genau diesen Anwendungsfall übernimmt und gleichzeitig viel Flexibilität bietet.
Wie funktioniert die Angebotsautomatisierung mit unserer App?
Wir stellen Ihnen eine Workflow-Aktion zur Verfügung, die nichts weiter macht, als ein Angebot, basierend auf den von Ihnen definierten Triggern, zu erstellen. Um diese Aktion herum, können Sie Trigger, Benachrichtigungen, etc. selbst frei gestalten und haben somit sehr viel Gestaltungsspielraum.
Abb. Beispielprozess inkl. Workflow:
Was macht die App genau?
Damit Angebote in HubSpot erstellt werden können, benötigen Sie einen Deal, Produkte, Unternehmen und Kontakte. Theoretisch können mehrere Unternehmen, Kontakte und Produkte einem Deal zugewiesen werden und sie wählen manuell, welche Informationen Sie in Ihrem Angebot dargestellt haben wollen. Bei der Automatisierung benötigen wir Regeln, daher haben wir folgende Metriken festgelegt:
- Es darf nur ein Unternehmen dem Deal zum Zeitpunkt der automatischen Generierung des Angebots zugewiesen sein: Sie können natürlich anschließend weitere Unternehmen manuell hinzufügen.
- Es muss einer der dem Deal zugewiesenen Kontakte das Label "Entscheidungsträger" aufweisen: Es werden allerdings dem Deal zugewiesenen Kontakte auch dem Angebot hinzugefügt. Sie können diese später wieder entfernen. Mehr über Association Labels, finden Sie hier: Zuordnungslabels erstellen und verwenden
- Es muss eine Template-ID hinterlegt werden: Damit ein Angebot erstellt werden kann, muss ein Angebotstemplate verfügbar sein. Da viele unserer Kund:innen individuelle Angebotstemplates erstellen lassen, wollten wir nicht auf ein Standard-HubSpot-Template referenzieren, sondern Ihnen die Wahl überlassen, welches Template Sie für welche Automatisierung verwenden. Die Template-ID finden Sie im Bearbeitungsmodus (Zahlenreihe am Ende der URL) Ihrer Angebotstemplates.
- Die Angebote werden mit der Option "digitale Signatur" erstellt: HubSpot ermöglicht unterschiedliche Optionen (digitale Signatur, schriftliche Signatur oder keine Signatur). Wir haben uns für die App für die digitale Signatur entschieden.
FAQs zur automatisierten Angebotserstellung:
Vielleicht ergeben sich in diesem Zusammenhang noch einige Fragen. Ein paar der gängigen Fragen, dürfen wir hier gleich beantworten.
- Wie installiere ich die App?
Die Installation in Ihrem Account übernehmen wir. Sobald wir dies getan haben, erhalten Sie von uns eine Information und können die App in der Workflow-Engine nutzen. - Wie wird die Automatisierung der Angebotserstellung überhaupt getriggert?
Wir nutzen die Workflow-Engine in HubSpot für unsere App. Dadurch können Sie frei wählen, welche Trigger Sie verwenden. Das kann z.B. eine Deal-Phase sein oder wenn bestimmte Deal-Eigenschaften ausgefüllt wurden oder vieles mehr. Gerne beraten wir Sie im Rahmen unserer Service & Support Kontingente, hinsichtlich der Möglichkeiten. - Werden meine generierten Angebote direkt versendet?
Nein, nicht im Standard. Wir haben uns überlegt, diese Funktion nativ zur Verfügung zu stellen, gehen aber davon aus, dass unsere Kund:innen lieber zuerst einen Blick über das erstellte Angebot werfen, bevor es zur potentiellen Kund:in geht. Sollten Sie das Angebot lieber automatisch versenden wollen, können wir das gerne für Sie individuell zusätzlich programmieren. - Kann ich auch mehrere Angebotstemplates verwenden?
Jein. Innerhalb der Workflow-Aktion "Automatische Angebotserstellung", kann jeweils nur ein Angebotstemplate hinterlegt werden. Es steht Ihnen aber natürlich frei - z.B. je nach Produkt oder anderen Kriterien - eigene Workflows mit weiteren Automatisierungen zu erstellen und damit je nach Produkt-, Marke oder z.B. zuständige Person für den Deal u.v.m., auch andere Angebotstemplates zu hinterlegen. - Was passiert, wenn ich mehrere Unternehmen bei einem Deal verknüpft habe?
Dann wirft unsere App einen Fehler und das Angebot wird nicht erstellt. Wenn Sie mehrere Unternehmen in Ihren Angeboten benötigen, lassen Sie es uns einfach wissen und wir adaptieren die App dahingehend für Sie (Achtung: Hierfür fallen zusätzliche Kosten an). - Was passiert, wenn ich keinen Kontakt mit dem Label Entscheidungsträger assoziiert habe?
Dann wirft unsere App einen Fehler und das Angebot wird nicht erstellt. Wenn Sie eine andere Logik für die Erstellung von Angeboten in Kombination mit digitaler Signatur wünschen, lassen Sie es uns einfach wissen und wir adaptieren die App dahingehend für Sie (Achtung: Hierfür fallen zusätzliche Kosten an). - Was ist, wenn ich keine digitale Signatur auf meinen Angeboten möchte?
Aktuell ist die App so konfiguriert, dass sie automatisch den Kontakt mit dem Label "Entscheidungsträger" als Person im Angebot hinterlegt, die das Angebot auch digital signieren darf. Wenn Sie das nicht möchten, lassen Sie es uns einfach wissen und wir adaptieren die App dahingehend für Sie (Achtung: Hierfür fallen zusätzliche Kosten an). - Kann ich das Label Entscheidungsträger umbenennen?
Sollten Sie ein anderes Label wünschen, können wir dies gerne für Sie anpassen. Wir prüfen alle Wünsche individuell und Sie bekommen von uns eine Abschätzung der Kosten. - Was passiert, wenn ich dem Deal keine Produkte hinzugefügt habe?
In diesem Fall wird kein Angebot erstellt. Die Workflow Action der Automatischen Angebotsgenerierung wird ausserdem eine Fehlermeldung protokollieren.
Ihnen gefällt die Idee der automatisierten Angebotsgenerierung, jedoch benötigen Sie eine individuelle Lösung?
Auch das ist kein Problem. Lassen Sie es einfach Ihre Ansprechperson bei brandREACH wissen und wir entwerfen und entwickeln für Sie eine komplett individuelle Lösung (im von HubSpot vorgegebenem Rahmen).
Hinweis zu AWS-Lambda:
Wir entwickeln die Lösung in einer AWS-Umgebung. Sollten Sie bereits einen AWS-Account besitzen, geben Sie uns bitte die Berechtigungen und wir implementieren Ihr Script in Ihrer eigenen Umgebung.
Sollten Sie noch keinen AWS Account nutzen, richten Sie bitte einen ein und stellen uns entsprechende User inkl. Berechtigungen zur Verfügung.
Warum AWS?
Amazon bietet eine sichere und skalierbare Infrastruktur für kleine Applikationen. Statt Hosting inkl. Wartung zu verrechnen, setzen wir hier für Sie auf ein Service, dass in den meisten Fällen keine Kosten verursacht, bzw. erst bei größeren Datenmengen fallen Kosten an.
Mehr Informationen zu AWS-Lambda, finden Sie hier: https://aws.amazon.com/lambda/pricing/?p=pm&c=la&z=4
Wie nutze ich die App zur Angebotsautomatisierung in meinem Account?
Sobald Sie von uns die Information erhalten haben, dass die App nun in Ihrem Account verfügbar ist, können Sie eigentlich sofort loslegen. Dazu sind folgende Schritte nötig:
- Navigieren Sie in Ihrem Account zu Ihren Automation Workflows und erstellen Sie einen neuen Workflow (HubSpot Anleitung zur Erstellung von Workflows)
- Wenn Sie eine Workflow-Aktion hinzufügen möchten, steht Ihnen nun auch unsere App zur Verfügung. Sie finden Sie in der nachstehenden Grafik orange markiert.
- Klicken Sie auf die Aktion, um diese öffnen und die Template-ID Ihres Angebotstemplates zu hinterlegen. Die Template-ID finden Sie im Bearbeitungsmodus (Zahlenreihe am Ende der URL) Ihrer Angebotstemplates.
- Sobald Sie die ID des Angebotstemplates eingetragen haben, klicken Sie rechts oben (siehe Abbildung oben) auf "Speichern" und die Aktion steht Ihnen im Workflow zur Verfügung.
- Sie können nun die Trigger für die Aufnahme von Deals definieren, sowie weitere Aktionen Ihrem Workflow hinzufügen. Wir empfehlen den Trigger am Schluss zu setzen und zuerst ein paar Testläufe mit manueller Aufnahme zu machen.