HubSpot US > EU Portalmigration (Data Residency)

Phase 1: Prüfung der Berechtigung & Terminplanung

Bevor wir einen verbindlichen Termin festlegen, stellen wir sicher, dass Ihr Portal alle Voraussetzungen für einen reibungslosen Umzug erfüllt.

• Hosting-Verifizierung: Wir prüfen in Ihren Account-Einstellungen, ob Ihr Portal aktuell im US-Rechenzentrum gehostet wird und für die Migration bereitsteht.

• Abonnement-Check: Wir stellen sicher, dass Ihr Portal über den erforderlichen Status (mindestens Starter-Abonnement) verfügt, um die Migration technisch durchführen zu können.

• Management des Payments-Blockers (KRITISCH): Wir prüfen Ihre Transaktionshistorie. Sollten HubSpot Payments oder Stripe-Integrationen aktiv sein, koordinieren wir mit dem HubSpot-Support die notwendige Deaktivierung, um den Weg für die Migration freizumachen.

• Sandbox-Audit: Wir unterziehen Ihre Sandboxen einer Prüfung und identifizieren, welche Umgebungen automatisch mitgezogen werden und wo gegebenenfalls Daten gesichert werden müssen.

• Abrechnungsabgleich: Wir analysieren Ihren Abrechnungszyklus und wählen den Migrationszeitpunkt so, dass er außerhalb des kritischen 3-Tage-Fensters Ihrer Rechnungsstellung liegt.

• Strategische Terminierung: Wir übernehmen die Einplanung der Migration mit der nötigen Vorlaufzeit von mindestens einer Woche. Dabei legen wir den Start bewusst auf einen Freitagabend, um die Downtime über das Wochenende abzufangen und am Montagmorgen die finalen „Smoke Tests“ für Sie durchzuführen, damit Ihr Team schnellstmöglich wieder arbeitsfähig ist.

Phase 2: Inventur von Technik & Integrationen

Wir stellen sicher, dass Ihre technische Infrastruktur auch nach dem Serverwechsel reibungslos kommuniziert.

• Audit der verknüpften Apps: Wir erstellen eine lückenlose Dokumentation aller Marketplace-Apps, Private-Apps und individuellen Integrationen inklusive aller relevanten Verknüpfungen.

• Entwickler-Briefing: Wir koordinieren Ihre IT-Abteilung oder Entwickler und stellen sicher, dass diese auf den Umgang mit dem HTTP-Status 477 (Migration in Progress) vorbereitet sind.

• Infrastrukturmanagement: Da Snowflake und dedizierte IPs nicht automatisch migrieren, übernehmen wir die Deinstallation und dokumentieren alle Einstellungen für den sofortigen Neuaufbau nach dem Umzug.

• Multi-Portal Sync Check: Wir prüfen Ihre Tool-Landschaft (z. B. Zoom, MS Teams) auf regionale Konformität, um Verbindungsabbrüche zwischen Ihren Portalen zu verhindern.

Phase 3: Web- & Content-Vorbereitung

Wir sichern Ihre externen Assets ab, damit Formulare und Tracking auf Ihren Webseiten lückenlos weiterlaufen.

• System-Domain-Mapping: Wir bereiten den Wechsel Ihrer System-Domains von hs-sites.com auf hs-sites-eu1.com technisch vor.

• Analyse externer Links: Wir identifizieren Drittanbieter-Seiten, die auf Ihre System-Domains verweisen, um Sie bei der notwendigen Anpassung der Verlinkungen zu unterstützen.

• SSL-Strategie: Wir überwachen den Übergang Ihrer SSL-Zertifikate und stellen die korrekte Re-Konfiguration nach dem Revert auf den Cloudflare-Standard sicher.

• Vollständiges Embed-Inventar: Wir listen jede externe Seite (WordPress, Webflow etc.) auf, auf der HubSpot-Formulare, CTAs oder Tracking-Skripte aktiv sind, um diese nach dem Umzug gezielt zu aktualisieren.

• Asset-Optimierung: Wir prüfen Ihr CSS auf hart codierte Links und ersetzen diese durch HubSpot-Dateivariablen, um Anzeigefehler nach der Migration zu vermeiden.

Phase 4: Begleitung während der Migration („Dark Phase“)

Wir steuern den Prozess während der 24–36-stündigen Downtime und minimieren die Auswirkungen auf Ihr Tagesgeschäft.

• Kommunikations-Support: Wir unterstützen Sie bei der internen Benachrichtigung Ihrer Mitarbeiter über die Unerreichbarkeit von HubSpot, insbesondere zu den nachfolgenden Themen.

• Workflows & Automatisierungen: Während der Migration werden alle Workflows pausiert und keine Aktionen durchgeführt. Alle geplanten Aktionen werden nach der Pausierung wieder durchgeführt.

• Webhooks: Wir identifizieren gemeinsam mit Ihnen geschäftskritische Prozesse, die während der Downtime nicht via Webhook übertragen werden können, und planen für Sie den manuellen Datenabgleich (Export/Import).

• Formulare: Formulare sammeln weiterhin Daten von Kontakten. Diese Daten werden während der Migration nicht direkt an das CRM übergeben, jedoch im Anschluss an die Migration automatisch durchgeführt.

• Sales- & Support-Vorbereitung: Eine Stunde vor der Migration sind Chatbots und der Live-Chat nicht mehr verfügbar und Meeting-Links gehen temporär offline.

Phase 5: Rekonfiguration nach der Migration

Sobald der Umzug auf das EU-Rechenzentrum (eu1) erfolgt ist, ist Ihr Systeme umgehend wieder online und die Nacharbeiten können beginnen.

• Update der Embed-Codes: Wir erstellen Ihnen eine Liste aller zu tauschenden Embed-Codes für Formulare und CTAs auf allen externen Webseiten zur Verfügung.

• Re-Installation von Apps: Wir unterstützen Sie bei der erneuten Integration aller betroffenen Apps, basierend auf der zuvor durchgeführten Inventarisierung.

• Neuverbindung von dedizierten IPs: Wir überprüfen oder verbinden Ihre dedizierten IPs erneut, damit Ihre E-Mail-Zustellbarkeit nicht leidet.

• SSL & Proxy: Wir rekonfigurieren Ihr SSL und aktualisieren bei Bedarf CNAME-Ziele und Proxy-Einstellungen.

• Aktualisierung von BCC/Weiterleitungen: Wir stellen die neuen „Log to CRM“ BCC-Adressen bereit und unterstützen Ihr Team bei der Aktualisierung in Outlook oder Gmail.

• Umfassende Smoke Tests: Wir führen abschließende Funktionsprüfungen durch (z. B. Test-Einsendungen und Synchronisations-Checks), um den Erfolg der Migration zu garantieren.

Das Ergebnis Ihrer Portalmigration

Ihr HubSpot-Portal ist nach Abschluss des Projekts vollständig im EU-Rechenzentrum beheimatet. Sie erfüllen höchste Datenschutzstandards, profitieren von optimierten Latenzzeiten und haben die Sicherheit, dass Ihre gesamte technische Infrastruktur fachgerecht migriert wurde.