So unterstützen wir Sie bei der Einführung von HubSpot als Ihr neues CRM Tool.
Die Einführung eines neuen CRM Systems, ist mehr als nur ein technisches Projekt. Es beeinflusst die tägliche Arbeit Ihres Marketing, Sales & Management Teams. Um Ihr CRM professionell aufsetzen zu können, unterstützen wir Sie in diesem Prozess.
Was sollten Sie vor dem Projekt berücksichtigen?
Ein neues CRM verändert die Art wie Ihre Teams zukünftig arbeiten. Deswegen ist es wichtig, dass Ihr Team geschlossen hinter der Entscheidung steht. Gerne stehen wir Ihnen für eine Team Demonstration bzgl. der Funktionalität und Möglichkeiten, die das HubSpot CRM bieten, zur Verfügung.
Bitte stellen Sie uns mindestens 14 Tage vorab die folgenden Informationen zur Verfügung:
- Wie werden Kontakte, Unternehmen & Deals aktuell verwaltet?
- Wie sieht der aktuelle Sales Prozess aus und gibt es einen abweichenden Soll Prozess?
- Welche Pain Points resultieren aus der aktuellen Situation für Sales Reps?
- Welche Pain Points resultieren aus der aktuellen Situation für das Management
- Welche CRM Funktionen sind für die tägliche Arbeit unerlässlich (must-haves)
- Welche CRM Features würden Ihnen die tägliche Arbeit deutlich erleichtern (love-to-haves)
- Welche CRM Features würden Sie sich zusätzlich wünschen (nice-to-haves)
Idealerweise beziehen Sie Ihr Sales Team bei der Erstellung dieser Informationen mit ein, um auch in späteren Projektphasen das gesamte Team an Board zu haben.
Wie sieht der Ablauf eines CRM Einführungsprojekts aus?
Bevor wir uns den einzelnen Themen & Tasks widmen, möchten wir Ihnen einen Überblick über den Ablauf eines CRM Einführungsprojekts geben.
1. Präsentation des HubSpot CRMs auf Basis der übermittelten Anforderungen/Wünsche
Auf Basis der Vorprojekt Informationen, führen wir eine maßgeschneiderte Präsentation des HubSpot CRMs für Ihr Sales Team durch. Dabei bereiten wir in einem Demo Account allfällige Inhalte vor, um die Funktionalität im Rahmen dieser Demo auch live vorführen zu können.
2. CRM Kick-off Meeting & Informationserhebung
Im Anschluss an die erste Präsentation führen wir mit Ihnen einen initialen Workshop durch, bei dem wir die essentiellen Inhalte besprechen. Diese Sammlung an Informationen, ist für die im nächsten Schritt beschriebene Projektplanung grundlegend.
Bitte beachten Sie, dass Sie für den Zeitraum der Einführung über Ressourcen in Ihrem Unternehmen verfügen. Wir werden von Ihnen aufbereitete Informationen benötigen.
3. Erstellung des CRM Projektplans
Auf Basis der im Kick-off Meeting erhobenen und im Anschluss von Ihnen übermittelten Inhalte, erstellen wir einen Projektplan für die Planung, Einrichtung & Schulung Ihres Teams. Dieser CRM Projektplan beinhaltet im Wesentlichen die nachfolgenden Aspekte.
- Projektteam, Rollen & Verantwortlichkeiten
- Arbeitspakete & Inhalte
- Timings
4. Ausarbeitung des für Sie idealen CRM Setups
Auf Basis der übermittelten Informationen, erstellen wir für Sie das aus unserer Sicht und Erfahrung ideale Setup des HubSpot CRMs.
Bitte beachten Sie, dass manche CRM Funktionen ausschließlich Sales Hub (Starter, Professional & Enterprise) UserInnen zur Verfügung stehen.
- Allgemeine Taxonomie
- Lead Status Definition
- Lifecycle Phasen Definition
- Definition der benötigten Datenfelder für Kontakte
- Definition der benötigten Datenfelder für Unternehmen
- Definition der benötigten Datenfelder für Deals
- Definition von Arbeitsabläufen
- Definition der Deal Pipeline & Phasen
- Definition von Userrechten & Zugriffen
- Definition von Segmenten & Ansichten
- Definition von Reports & Statistiken
- Definition von GDPR/DSGVO Einstellungen
5. Präsentation unserer CRM Setup Empfehlung
Im Anschluss an die Ausarbeitung des idealen CRM Setups, besprechen wir mit Ihnen gemeinsam unseren Vorschlag und führen gegebenenfalls Anpassungen durch.
6. Einrichtung des HubSpot CRMs
In diesem Schritt wird nun das HubSpot CRM aufgesetzt und eingerichtet. Nachfolgend, finden Sie die jeweiligen Themenblöcke aufgelistet.
- HubSpot CRM Grundeinrichtung, Anpassung & Individualisierung
- Erstellung Ihrer CRM Dokumentation
7. Datenmigration aus Drittsystemen - (Optionale Erweiterung)
Gerne übernehmen wir für Sie zusätzlich die Aufbereitung und den Import Ihrer Kontaktbasis in das HubSpot CRM.
Variante A: Automatisierter Import:
Für Unternehmen, die bereits eine Vielzahl an Kontakten, Deals und Unternehmen, mit einer fortlaufenden Kommunikationshistorie gesammelt haben, ist dieser Import die ideale Option. Dadurch werden Kontakte, Unternehmen, Deals, Produkte und die zwischen den Objekten bestehenden Verbindungen übernommen und in das HubSpot CRM migriert. Auch werden historische Informationen (Notizen, Meetings, Calls, ...) übernommen.
- Data Mapping und Aufbereitung des Imports
- Durchführung eines Sample Data Mappings
- Prüfung des Samples und Entscheidung für oder gegen den automatisierten Import
- Migration Ihrer CRM Daten in das HubSpot CRM
Achtung: Bitte beachten Sie, dass CRM Systeme sehr unterschiedlich sein können. Es kann daher nötig sein, dass ein individueller Import durchgeführt werden muss.
Variante B: Manueller Import:
Wenn Sie keine Kontakthistorie bei Ihren Daten vermerkt haben, ist dieser Weg. Wir führen für Sie den Import Ihrer Kontaktdaten durch. Hierbei werden Kontakte, Unternehmen, Deals, Produkte und Tickets von uns in Ihr HubSpot CRM übertragen.
- Data Mapping und Aufbereitung des Imports
- Durchführung des Imports
Variante C: Individueller Import:
Ist Ihr CRM zu komplex für den manuellen oder automatisierten Import und wollen Sie nicht auf Ihre Daten verzichten, erstellen wir für Sie einen individuellen Import. Dieser kann alle im HubSpot CRM speicherbaren Objekte beinhalten und wird individuell für Sie erstellt.
- Definition der Funktionalität des individuellen Imports
- Programmierung des API Imports in das HubSpot CRM
- Migration aller Daten in das HubSpot CRM
8. Einschulung Ihres Sales Teams
Nun, da Ihr HubSpot CRM vollständig eingerichtet ist, bringen wir Ihrem Sales Team bei, wie es mit dem neuen CRM optimal arbeitet. Wir verfolgen dabei ein duales Ausbildungssystem. Einerseits erhalten Ihre Teams von uns eine Grundeinschulung. Darüber hinaus warten Aufgaben für die ersten Wochen CRM Erfahrungen auf Ihr Team.
Weiterführender Service & Support
Wir stehen Ihnen auch gerne über die Einführung von HubSpot CRM hinaus als kompetente AnsprechpartnerIn zur Verfügung. Nehmen Sie bei Fragen und Wünschen jederzeit gerne mit uns Kontakt auf und wir helfen Ihnen weiter.
Fragen Sie bei uns bzgl. unserer attraktiven CRM Support & Service Stundenkontingente an, oder halten Sie es flexibel und kontaktieren Sie uns bei Bedarf.